オフィスなしでテレワークを実現するクラウドツール｜電話・FAX・資料・請求書・連絡の代替手段

会社住所とオフィスの代わり

全社的にテレワークへ移行すると、会社の住所や、代表電話・FAXを、どうするかが問題になります。自宅の住所を、そのまま会社の住所にすることもできますが、業種や、取引先によっては、印象に影響する場合があります。

そこで、バーチャルオフィスや、シェアオフィスを利用する方法があります。シェアオフィスは、ワンフロアを複数の会社で共有する形態で、情報共有がしやすい一方、費用や、プライバシーの面で、注意が必要です。料金の目安は、次の記事を参考にしてください。

シェアオフィス コワーキングスペースとシェアオフィスとの違い

代表電話の代わり：クラウドPBX

会社には、電話がつきものです。名刺やホームページに、携帯電話の番号を載せると、印象に影響することもあります。バーチャルオフィスなら、低額で電話転送ができ、以前から使っていた番号を、引き続き使えるサービス（ナンバーポータビリティ）もあります。

外出先から、代表番号で発信したい、社員全員が在宅で、発信も多い、という場合は、クラウドPBXが向いています。クラウドPBXは、大手の通信会社も提供している、電話の仕組みです。

• 通話料：携帯電話への通話より、割安になる場合が多い（料金は事業者による）
• 内線通話：社員同士なら、国内外を問わず、無料になる場合が多い
• スマホが代表番号に：専用アプリで、プライベートの携帯でも、代表番号での受発信ができる
• 番号が変わらない：オフィスを移転しても、代表番号を引き継げる
• FAXも扱える：クラウド上で、FAXの送受信・管理ができるサービスもある

料金体系は、サービスごとに違います。詳しくは、各社の公式サイトで確認してください。

参考 moTTEL（クラウドPBX）

FAXの代わり：インターネットFAX

複合機やFAX機は、場所を取り、リース料もかかります。ペーパーレス化を考えると、コストが気になる設備です。

インターネットFAXは、電話回線を使わず、インターネット回線でFAXを送受信するサービスです。オフィスに誰もいなくても、ネットにつながる環境さえあれば、送受信できます。相手が紙で送ったものは、PDFファイルとして届くため、ノートパソコンやスマートフォンで、外出先でも確認できます。紙で残したいものだけ、印刷すればよく、書類の管理も楽になります。

参考 eFAX（インターネットFAX）

スケジュール・資料管理

テレワークでは、社員のスケジュールや、社内資料の管理も、課題になります。オフィスのように、様子が見えない分、勤怠や進捗の管理には、工夫が必要です。資料は、個人任せにせず、部署単位で管理するほうが、効率的で、セキュリティの面でも安心です。

Googleのアプリを使う

Googleカレンダーで、スケジュールを共有できます。GoogleドライブとGoogleスプレッドシートを使えば、資料の保管と、共同編集ができます。フォルダごとに、アクセス権限を分けられるので、経理の資料は経理担当者だけ、人事の情報は人事担当者だけ、といった管理もできます。

扱うデータ量が多い場合は、有料の「Google Workspace」も選択肢です。保存容量の拡大、独自ドメインのメール、管理者による一元管理などの機能があります。料金プランは、公式サイトで確認してください。

セキュリティ シェアオフィス・レンタルオフィスのセキュリティ対策｜自分でできる対策と施設の確認点

請求書の作成・管理

請求書は、毎月発生する定型業務です。件数が少なければ、表計算ソフトでの作成でも足りますが、件数が多いと、送付のミスや、金額の誤りが起こりやすくなります。作成する人と、確認する人で、データを共有できると安心です。

クラウド請求書サービスには、自動での作成予約、入金管理、見積もりから入金までのステータス管理などの機能があります。

参考 Misoca（クラウド請求書サービス）

連絡・タスク管理

社員同士のやり取りや、タスク管理には、次のようなツールが使われています。

チャットツール

ブラウザだけで使えるチャットツール（チャットワークなど）は、アプリのインストールが不要で、機能もシンプルなため、導入しやすいのが特徴です。タスク管理機能や、グループ機能で、社員同士・クライアントとのやり取りを、整理しやすくなります。

ビデオ会議

定例会議や、朝礼、打ち合わせには、ビデオ会議ツール（ZOOMなど）が使われます。画面共有や、複数人でのミーティングができ、遠方の相手へのプレゼンにも使えます。

対面が必要な場面には

便利なツールが揃っていても、直接会いたい場面は、あります。長い付き合いの取引先との商談や、新入社員の研修などです。そんなとき、オフィスがないと、困ることがあります。

こうした場面には、時間貸しのコワーキングスペースや、レンタルスペースが向いています。

• コワーキングスペース：会社の住所として登記でき、作業スペースも確保できる施設がある。セミナールームや会議室を、時間単位で借りられる施設もある
• レンタルスペース：会議、セミナー、研修、撮影など、用途に合わせて借りられる貸しスペース。さまざまな部屋のタイプがあり、目的に応じて探せる

料金は、施設や時期によって幅があるため、複数の候補を比較してください。

一時利用 コワーキングスペースのドロップインとは？料金の目安・メリット・使えないケース

よくある質問

クラウドPBXと、バーチャルオフィスの電話転送は、何が違いますか？

電話転送は、かかってきた電話を、指定の番号に転送する仕組みです。クラウドPBXは、発信も含めて、スマホなどから代表番号でやり取りできる仕組みです。発信の頻度や、必要な機能で選びます。

FAXは、もう不要になりますか？

取引先によっては、FAXでのやり取りが、まだ必要な場合があります。インターネットFAXなら、複合機がなくても、PDFで送受信できるので、オフィスをなくしても対応しやすくなります。

これらのツールは、無料で使えますか？

無料プランがあるツールも多くありますが、データ量や機能に制限があります。会社の規模や用途に合わせて、有料プランへの切り替えも検討してください。料金は、各サービスの公式サイトで確認できます。

まとめ：機能ごとに、代替ツールを組み合わせる

オフィスの機能は、住所・電話・FAX・資料管理・請求書・連絡と、項目ごとに分けて、クラウドツールで代替できます。対面がどうしても必要な場面は、コワーキングスペースやレンタルスペースを、必要なときだけ借りる方法があります。料金やプランは、各サービスの公式サイトで、最新情報を確認しましょう。

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