バーチャルオフィスのトラブル事例7つと2つのリスク｜契約前の対策まとめ

アポなし訪問で「怪しい」と思われ、契約がなくなった

企業間の取引では、訪問の前に、電話やメールでアポイントをとるのが一般的です。しかし、「近くに寄ったので」と、アポなしで訪れる取引先もいます。そんな取引先がいたら、要注意です。

バーチャルオフィスが取引不成立の原因とは限りません。しかし、無人のオフィスで良い印象を残さなかったことは確かです。

編集部

取引先によっては、名刺の住所がバーチャルオフィスだと、あらかじめ伝えておくほうがよい場合があります。大事な取引先ほど、先に伝えておきましょう。

郵便物の誤送・遅配

郵便物がバーチャルオフィスに届いているのに、転送されなかったり、遅れたりするのは、代表的なトラブルです。こうした誤送・遅配は、多くの事業者で過去に起きています。

原因は、毎日多くの郵便物が届き、すべて人の手で処理されるためです。バーチャルオフィスは、安く契約できる反面、1つの拠点で多数の契約を抱えます。届く郵便物は、非常に多くなります。

業務の流れは、まず届いた郵便物を契約者に連絡し、契約者ごとに仕分けして保管し、その後まとめて発送します。この仕分けと発送は人が行うため、人為的なミスが起きます。似た名前の会社がある場合や、契約名義と違う宛名で届く場合に、誤送や遅配につながることがあります。

編集部

重要な郵便物が届くと分かっているなら、あらかじめバーチャルオフィスに伝えておくことをおすすめします。

受取のタイムラグで、請求書の確認と支払いが遅れる

バーチャルオフィスでは、郵便物は、一度バーチャルオフィスに届いてから転送されるため、受け取りが少し遅くなります。多くの事業者では、郵便物はすぐには転送されず、週や月ごとに決まった日にまとめて発送されます。

通常の郵便物なら大きな問題になりませんが、請求書などの支払い関係だと、受け取りが遅れて、支払期限に間に合わないおそれがあります。支払いが遅れると、取引先との信頼関係にも影響します。請求書の電子化は進んでいますが、書面の請求書や、税金の納付書、社会保険の納付書など、支払いに関わる郵便物は、まだ多くあります。

編集部

請求書などは、いつ届くか、支払期限はいつか、転送の発送日はいつかを把握しておきます。受け取りが遅れそうなら、すぐに転送してもらいましょう。

社名・屋号の変更を伝えず、郵便が戻される

社名の変更や、個人事業主の屋号の変更を、バーチャルオフィスに連絡しないと、郵便物が送り主に返される場合があります。どのバーチャルオフィスでも、契約している社名以外の宛名で届いた郵便物は、受け取らず、郵便局に引き取ってもらい、「宛先不明」として返送されるのが原則です。

この問題は、法人より、個人事業主に多く見られます。屋号の変更が簡単にできるためです。また、契約時に屋号を決めておらず、あとから屋号を決めて使うケースも多く、その連絡を忘れがちです。

編集部

屋号を変えたら、すぐにバーチャルオフィスへ連絡しましょう。

契約名義と違う宛名で、郵便が戻される

ほとんどのバーチャルオフィスでは、1つの契約につき、「1つの名義（個人または会社）」が設定されます。契約名義以外の名前で送られた郵便物は、通常、受け取られません。

例えば、Aさんが、自分の会社Bのためにバーチャルオフィスを契約したとします。Aさんが、その住所を、個人のオークションの荷物の受け取り先にも使い、そのことを事業者に伝えていなかったとします。すると、個人名義のAさん宛の荷物は、契約の対象外のため、受け取りを拒否される可能性が高いです。契約名義の解釈は、事業者ごとに異なるため、注意が必要です。

編集部

契約内容（1契約につき、何名義まで使えるか）を、事前に確認しておきましょう。

電話代行のクレーム・緊急対応

バーチャルオフィスのオプションの、電話代行サービスを使った場合の問題です。電話代行は、契約者あての電話をオペレーターが受け、用件を確認して契約者に伝えるサービスです。

ときどき問題になるのが、緊急対応が必要なクレームの電話です。かけてきた人は、オペレーターを、契約者の会社の社員と誤解し、「すぐに対応して」と求めることがあります。しかし、オペレーターは、担当者に連絡を取る以外の対応はできません。かけてきた側からは、「社員なのに融通がきかない」と見えて、不満を抱くことがあります。

編集部

緊急の連絡が予想される場合は、どのタイミングで、どう連絡してもらうかを、あらかじめ決めておくと安心です。

電話番号を検索すると、以前の利用者が表示される

電話転送サービスの電話番号は、NTTなどから取得しますが、ほとんどの場合、新規に発行された番号ではありません。過去に他の会社や個人が使っていた、リサイクルされた番号を使うのが一般的です。ただし、直近で使われていた番号ではなく、一定期間使われていなかった番号のため、以前の利用者あての誤った電話は、ほとんどありません。

問題になるのは、インターネットです。以前の利用者が、移転や廃業などで番号を解約しても、その会社のホームページに電話番号が残っていたり、ポータルサイトに旧会社名と番号が記録されていたりします。番号を検索した人が、あなたの会社と以前の会社を関連づけて、誤解する可能性があります。

編集部

電話番号が提供されたら、必ずネットで検索して、以前の利用者の情報が出ないか、確認しましょう。

突然の閉鎖・倒産

バーチャルオフィスの事業は、顧客が固まれば収益が安定する一方、急に売上が伸びる業種ではなく、新規参入も多いため、競争が激しくなっています。事業者が閉鎖や撤退をする例もあります。

もしバーチャルオフィスが閉鎖すると、その住所を使えなくなり、次の3つの影響が出ます。

• 印刷物・ホームページの変更：他のバーチャルオフィスや賃貸オフィスへ切り替え、会社案内・名刺・営業資料の再印刷や、ホームページの住所変更が必要になる。顧客への住所変更の連絡も必要で、費用と手間がかかる
• 登記の変更：バーチャルオフィスを法人登記の住所にしていた場合は、新しい住所への変更登記が必要になり、司法書士への依頼費用や登記費用がかかる

会社にも寿命があります。東京商工リサーチの調査では、2025年に倒産した企業の平均寿命は23.5年でした。バーチャルオフィスに限らず、あらゆる会社は、いつか終わりが来る可能性があります。そのリスクを、事前に考えておくことが大切です。

住所が悪徳業者や詐欺に利用される可能性

バーチャルオフィスは、安く契約できるため、詐欺目的の人や悪徳業者に利用されることがあります。現在は、犯罪収益移転防止法などにより、顔写真付きの身分証明書や、所定の手続きがないと契約できません。そのため、昔に比べれば、犯罪に利用されるケースは減りました。ただし、クレームの多い悪徳業者や、詐欺に近いグレーゾーンの企業が使うことは、今もあります。

警察沙汰になる例はまれですが、過去には、振り込め詐欺のグループに利用され、マスコミで報道されたこともあります。メディアで報道されると、詐欺に関わった住所が、SNSやインターネットで拡散されるおそれがあります。バーチャルオフィスの住所は共用のため、問題のある業者が1社でもいると、同じ住所を使う他の企業も影響を受ける可能性があります。

多くの事業者は、法律に則って厳しい審査をしていますが、悪徳業者も巧妙な手口で契約するため、完全には防ぎきれません。契約前に、事業者の審査体制を確認しましょう。